Liebe Nutzer,
wir wissen, Datenschutzbedingungen sind in der Regel nicht sonderlich spannend zu lesen. Dennoch sollten Sie sich die nachstehenden Regelungen in Ihrem eigenen Interesse sorgsam durchlesen – schließlich geht es darum, was wir mit Ihren Daten tun dürfen.
Datenschutzerklärung zu den Online-Self-Assessments („Online-Studienorientierung“)
der HafenCity Universität Hamburg (HCU)
Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Infolgedessen und um selbstverständlich allen uns obliegenden gesetzlichen Informations- und Aufklärungspflichten nachzukommen, informieren wir Sie nachfolgend darüber wie wir, die HCU Hamburg, als Verantwortlicher Ihre Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen hinsichtlich der Datenverarbeitung zustehen.
Die Online-Self-Assessments („OSA“) zur Online-Studienorientierung wurden von der CYQUEST GmbH, Heußweg 25, 20255 Hamburg, entwickelt und werden von der CYQUEST GmbH in unserem Auftrag betrieben. Infolgedessen klären wir Sie hier im Folgenden darüber auf, welche Daten wir über die CYQUEST GmbH erheben und wie wir, beziehungsweise die CYQUEST GmbH, diese Daten verarbeiten. Selbstverständlich ist die CYQUEST GmbH uns und dem Datenschutz über einen Auftragsverarbeitungsvertrag ausdrücklich verpflichtet.
1. Gegenstand des Datenschutzes
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Namen, Post-Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern, aber auch Nutzungsdaten wie Ihre IP-Adresse oder Inhaltsdaten wie die von Ihnen abgegebenen Antworten und die daraus resultierenden Testergebnisse.
Bitte lesen Sie auch unsere Informationen zur Einbindung Google Maps und Youtube-Videos. Sie finden diese Informationen unter den Ziffern 2.6 bis 2.7.
2. Umfang sowie Zwecke der Datenerhebung, Datenspeicherung und Datennutzung
Im Folgenden klären wir Sie über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie -nutzung (im Folgenden „Datenverarbeitung“, verwendet im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO) und über den Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung im Rahmen der Online-Studienorientierung auf.
2.1. Datenverarbeitung im Rahmen der Absolvierung der OSAs
Für das Durchlaufen der OSAs ist die Angabe von personenbezogenen Daten nicht erforderlich. Sie können die OSAs vollkommen anonym durchführen. Alternativ können Sie zu Komfortzwecken eine Registrierung mit einer gültigen E-Mail-Adresse und einem Kennwort vornehmen.
Im Anschluss an das OSA werden Sie gebeten, das OSA zu bewerten (Evaluation). Die Teilnahme an der Evaluation ist freiwillig. Dabei werden Sie etwa gefragt, ob das OSA für Sie nützlich war oder ob Sie Neues über den Studiengang oder die Studiengänge erfahren haben. Wir nutzen diese Angaben, um das OSA gegebenenfalls weiter verbessern zu können. Auch diese Angaben können Sie anonym abgeben.
Anonyme Nutzung
Sie können das OSA anonym nutzen. Sie müssen keine personenbezogenen Daten angeben. (Zur kurzfristigen Verarbeitung Ihrer IP-Adresse lesen Sie bitte Ziffer 2.5). Zu Beginn des Durchlaufs des von Ihnen ausgewählten OSA wird eine Session-ID vergeben und in der Datenbank ein Account zu dieser Session-ID angelegt. Unter dieser Session-ID werden die folgenden, in diesem Fall nicht personenbezogenen, Daten verarbeitet:
Haben Sie das von Ihnen ausgewählte OSA komplett durchlaufen, so wird Ihnen ein Code angezeigt. Dieser Code dient bei einer Bewerbung an der HCU als Nachweis dafür, dass Sie der Verpflichtung, den Online-Studienorientierung für diesen Studiengang durchlaufen zu haben, nachgekommen sind. Bitte schreiben Sie daher diesen Code auf und verwahren Sie ihn gut.
2.3. Nutzung unter Angabe einer E-Mail-Adresse (personenbezogene Nutzung)
Sie können sich allerdings – zu Ihrem eigenen Komfort – auch zu Beginn der Nutzung des OSAs einen Account erstellen. Mit diesem Account wird es Ihnen ermöglicht, das OSA jederzeit zu unterbrechen, um es zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt fortzuführen. Daneben können Sie den bzw. die Code(s) der von Ihnen absolvierten Online-Studienorientierungen jederzeit erneut abrufen, mit dem/denen Sie die Absolvierung einer Online-Studienorientierung im Bewerbungsverfahren bei der HCU nachweisen können.
In diesem Fall werden die folgenden Daten unter dem Account von Ihnen verarbeitet:
Diese Daten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 I b) DSGVO. Wenn Sie sich für die Komfort-Funktionen einer Account-Erstellung entschließen, können wir Ihnen diese nur anbieten, wenn Sie uns eine E-Mail-Adresse zum Zwecke der Personalisierung dieses Accounts zur Verarbeitung übermitteln.
2.4. Personenbezogene Nutzung im Support-Fall
In Einzelfällen kann es allerdings vorkommen, dass Sie als Nutzer sich an uns bzw. die CYQUEST GmbH telefonisch oder per E-Mail wenden, um Support-Leistungen zu erhalten. In diesem Fall erhält die CYQUEST GmbH von Ihnen selbstverständlich Ihre E-Mail-Adresse sowie ggf. Telefonnummer. Des Weiteren werden Sie der CYQUEST GmbH in diesem Fall voraussichtlich Ihren Namen nennen. In diesem Fall werden naturgemäß dann die personenbezogenen Daten mit den Inhaltsdaten verknüpft, um erkennen zu können, wie weit Sie im OSA fortgeschritten sind und wie schnellst möglich Abhilfe zu schaffen ist.
Diese temporäre Verknüpfung durch den Support wird seitens der CYQUEST GmbH nicht über den Support-Fall hinaus gespeichert und auch sonst nicht weiterverarbeitet.
Dieser hier beschriebenen Form der Verarbeitung stimmen Sie als Nutzer zu, wenn Sie im Einzelfall direkte Support-Leistungen in Anspruch nehmen.
Demnach erfolgt diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 I a) iVm Art. 7 DSGVO.
2.5. IP-Adressen
Ohne Internet-Protokoll-Adressen, kurz „IP-Adressen“, würde – sehr vereinfacht ausgedrückt – das Internet nicht funktionieren. Eine IP-Adresse stellt nämlich in Computernetzen eine Adresse dar, damit darüber Webserver und/oder einzelne Endgeräte angesprochen und erreicht werden können. Ohne IP-Adresse können der Webserver und die Endgeräte nicht kommunizieren – und somit nichts anzeigen. Der Webserver, auf dem das Online-Assessment gehostet wird, wird also mit einer Datenanfrage – von Ihnen, Sie wollen das Online-Self-Assessment schließlich nutzen – angepingt. Um Ihnen die Daten zu liefern, muss der Webserver Ihre IP-Adresse kennen. Folglich muss der Webserver in diesem Moment der Datenabfrage Ihre IP-Adresse verarbeiten. Dazu erhält der Webserver die Information, welche Webseite bzw. Datei abgerufen, welcher Browser und welches Betriebssystem dazu genutzt wurde. Normalerweise werden diese Daten vollständig in den sog. Webserver-Logfiles langfristig gespeichert. Normalerweise. Die CYQUEST GmbH speichert die IP-Adressen der Nutzer außer zum Zeitpunkt der hier geschilderten notwendigen Verarbeitung nicht weiter vollständig, sondern anonymisiert die IP-Adresse, indem in den Logfiles die IP-Adresse des Bewerbers automatisch stets pauschal durch den Wert 127.0.0.1 ersetzt und in der Datenbank – wie oben angegeben - das letzte Oktett bzw. der letzte Zahlenblock der IP-Adresse gestrichen wird.
Falls Sie sich nun fragen, warum wir Ihnen das hier alles überhaupt erläutern: Seit Mai 2018 wird die IP-Adresse als personenbezogenes Datum gesetzlich durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) definiert. Und wenn die IP-Adresse als personenbezogenes Datum qualifiziert wird, dann müssen wir Sie darüber aufklären, dass wir diese zu dem Zweck, dass Sie das Online-Self-Assessment überhaupt nutzen können, kurzfristig verarbeiten.
Die IP-Adresse verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, da wir Ihnen sonst die Web-Applikation nicht und damit die Inhalte und Funktionen der Online-Studienorientierung nicht anzeigen könnten.
2.6. Einbindung von Google Maps
In einigen OSA sind Karten von Google Maps eingebunden, einem Dienst von Google LLC, (Adresse s.o.). Um die Karten anzeigen zu können wird über die Google Maps API das Kartenmaterial von Google geladen, d.h. die Karteninhalte werden von Servern von Google aufgerufen. Durch die Nutzung von Google Maps können folglich Informationen über die Benutzung, einschließlich Ihrer IP-Adresse, an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert werden.
Auch in Bezug auf Google Maps gelten die Datenschutzhinweise von Google. Bitte informieren Sie sich hier.
2.7. Youtube – eingebundene Videos
In Rahmen der OSA werden vereinzelt Videos über Youtube eingebunden. Die Youtube, LLC ist eine hundertprozentige Tochter der Google Inc. 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States. Zur Einbindung der Videos wird der sogenannte „erweiterte Datenschutzmodus“ von Youtube verwendet. Dabei wird erst bei Abspielen des Videos ein Cookie auf dem Rechner des Nutzers gespeichert. Nach Darstellung von Youtube werden keine personenbezogenen Cookie-Informationen für Wiedergaben von eingebetteten Videos mit erweitertem Datenschutz gespeichert. Weitere Informationen zur offiziellen Datenschutz-Politik von YouTube erhalten Sie hier.
Wenn Sie sichergehen möchten, dass keine Ihrer Daten bei YouTube gespeichert werden, klicken Sie die eingebetteten Videos nicht an.
3. Dauer der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Die Einhaltung des Grundsatzes der Datensparsamkeit bzw. der Datenminimierung ist uns selbstverständlich.
Die unter einer E-Mail-Adresse erstellten Accounts mit den personenbezogenen Daten werden 12 Monate nach dem letzten Login des Nutzers gelöscht.
Bitte denken Sie jedoch daran, dass der ausgegebene Code stets immer nur für die aktive bzw. unmittelbar anstehende Bewerbungsphase gültig ist. Loggen Sie sich allerdings binnen der genannten 12 Monate nach der Absolvierung des oder der OSA wieder in Ihren Account ein, wird die Gültigkeit Ihres Codes aktualisiert und Sie können Ihren Code weiter für eine Bewerbung verwenden.
4. Zweckgebundene Datenverwendung, Weitergabe der Daten
Der Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung wird strikt beachtet. Sämtliche vorgenannte Daten werden nur zu den hier in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken verarbeitet.
5. Betroffenenrechte (u.a. Auskunft, Widerruf, Widerspruch, Löschung)
Unabhängig von den vorstehenden Ausführungen können Sie jederzeit der Verwendung Ihrer Daten gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen und eine etwaige daneben erteilte Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten jederzeit widerrufen.
Wenn Sie Ihre Einwilligungen zur Datenverarbeitung widerrufen bzw. der Verwendung der Daten widersprechen, berührt dies die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht.
Weiter können Sie jederzeit die von uns erhobenen und gespeicherten Daten berichtigen, beschränken oder löschen lassen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es gesetzliche Verpflichtungen geben kann, Daten weiter zu speichern. In diesem Fall können die Daten nur beschränkt werden.
Darüber hinaus steht Ihnen auch das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie das Recht zur Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Hamburger Behörde für Datenschutz und Informationsfreiheit) im Sinne von Art. 77 DSGVO zu.
Wenden Sie sich zur Ausübung der vorgenannten Rechte bitte an datenschutz@cyquest.net oder hcu-datenschutz@vw.hcu-hamburg.de. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten entnehmen Sie bitte den Ziffern 6 und 7.
Wenn Sie Ihre Rechte unmittelbar gegenüber der CYQUEST GmbH geltend machen, so ist diese verpflichtet, dieses Verlangen der HCU Hamburg unverzüglich mitzuteilen und umgekehrt, damit schnellstmöglich Ihrem Verlangen nachgekommen werden kann.
6. Verantwortlicher der Datenverarbeitung
HafenCity Universität Hamburg
Henning-Voscherau-Platz 1
20457 Hamburg
Vertr. durch Präsident Prof. Dr. Jörg Müller-Lietzkow
7. Datenschutzbeauftragter
Informationssicherheits- und Datenschutzbeauftragter
Henning-Voscherau-Platz 1
20457 Hamburg
E-Mail: hcu-datenschutz@vw.hcu-hamburg.de